Buitenlandse akte in een Nederlandse akte omzetten

Stuur voor het omzetten van een geboorteakte ook mee:

• Een afschrift van de buitenlandse huwelijks- of partnerschapsakte. Als de ouders gehuwd of geregistreerd partner waren op het moment van geboorte.
• Een erkenningsakte. Of andere documenten die bewijzen wie de ouders zijn.
• Is uw naam later gewijzigd? Alle documenten die over de naamswijziging gaan.
• Gaat het om een adoptie? Alle documenten die over de adoptie gaan.

Stuur voor het omzetten van een huwelijksakte of partnerschapsakte ook mee:

• Een afschrift van de buitenlandse geboorteakte(n) van de gehuwden of geregistreerd partners.
• Een kopie van het paspoort of identiteitskaart van beide partners.
• Een verklaring niet-Nederlandse nationaliteit. Dit moet als minimaal 1 van de partners niet de Nederlandse nationaliteit heeft. U hoeft de verklaring niet in te vullen als:
  • u de nationaliteit van een EU-land heeft
  • u een verblijfsvergunning voor onbepaalde tijd heeft
  • u langer dan 10 jaar geleden bent getrouwd of partners bent geworden
  • u in de tussentijd bent gescheiden

Extra voorwaarde:

• Was u getrouwd in het buitenland? Dan moet de buitenlandse huwelijksakte al omgezet zijn. Alleen dan kan de gemeente uw echtscheidingsakte omzetten. Was uw buitenlandse huwelijksakte nog niet omgezet? Dan kan uw woongemeente de akte wel Begin link: registreren in de BRP, einde link..

Stuur voor het omzetten van de echtscheidingsakte mee:

• Uw buitenlandse echtscheidingsdocumenten.

Verzoek doen? Kies in het online formulier voor huwelijksakte.

Stuur voor het omzetten van een overlijdensakte ook mee:

• Is de overleden persoon geboren in het buitenland? En is de buitenlandse akte niet geregistreerd in de BRP? Dan moet er ook een geboorteakte worden meegestuurd.
• Een akte van huwelijken of partnerschappen die niet in de Basisregistratie Personen (BRP) staan.

Dit is helaas niet mogelijk. U krijgt bericht van de gemeente:

• na uw aanvraag
• als u documenten moet opsturen (het kan 13 maanden duren voordat u dit bericht krijgt)
• als uw akte is omgezet

Registreren van een akte in de BRP

Was er een speciale gebeurtenis in het buitenland, zoals een geboorte, huwelijk of overlijden? Dan krijgt u een buitenlands document. Woont u in Nederland? Dan moet u dit document registreren in uw woongemeente. Dit is verplicht. De gemeente zet de informatie in de BRP, maar de akte zelf komt niet in het systeem. Bent u het document kwijt of is het verouderd? Dan moet u een nieuw bewijs in het buitenland opvragen.

Akte omzetten in een Nederlandse akte

Laat u een akte omzetten? Dan komt de akte ook in het Haagse systeem (de burgerlijke stand). U kunt daarna makkelijk een afschrift van een akte opvragen in Den Haag. U hoeft dan niet meer naar het buitenland. En u hoeft de akte niet weer te legaliseren of te vertalen. Een buitenlandse akte omzetten is niet verplicht, maar kan dus handig zijn.

Woont u in Nederland? Laat dan eerst uw buitenlandse akte registreren in de BRP van uw woongemeente. Dit is verplicht. Daarna kunt u de buitenlandse akte laten omzetten in Den Haag.

Woont u in het buitenland? Dan kunt u de buitenlandse akte niet registreren in de BRP, maar u kunt de akte wel omzetten. Na het omzetten zet de gemeente de akte niet in de Registratie Niet-ingezetene (RNI). Verhuist u op een later moment naar Nederland? Dan moet u de Nederlandse akte registreren in de BRP van uw woongemeente. Dit is verplicht.

Doet u een verzoek bij de gemeente? Dan krijgt u hiervan bericht. Hierin staat een kenmerknummer (LTK-nummer).  

Was uw verzoek niet compleet? Dan vraagt de gemeente u om extra informatie op te sturen. U moet dan het LTK-nummer erbij noemen.   

De akte die u stuurt, moet in het Nederlands, Engels, Frans of Duits zijn geschreven. Bij andere talen is een beëdigde vertaling nodig. Deze vertaling is gemaakt door iemand die officiële documenten mag vertalen.

Gebruik voor een akte uit de Europese Unie (EU) een Begin externe link: meertalig modelformulier(Externe link), eind externe link.. Vraag dit formulier aan bij de instantie van wie u de akte kreeg. 

Sommige documenten moet u legaliseren (officieel laten maken). Kijk voor meer informatie op Begin externe link: nederlandwereldwijd.nl(Externe link), eind externe link.. 

Nee, u krijgt geen burgerservicenummer (bsn) bij het omzetten van een akte. Weten hoe u wel een bsn krijgt? Kijk dan op Begin externe link: Hoe kom ik aan een burgerservicenummer (bsn)?(Externe link), eind externe link. (Rijksoverheid.nl). 

Wilt u de omgezette akte bekijken? Vraag dan een afschrift of uittreksel aan. Kijk hiervoor op de pagina Begin link: Akten, verklaringen en uittreksels, einde link. onder Akte aanvragen. En vraag de akte aan die u heeft laten omzetten. 

Zijn de documenten die u opstuurt vals of vervalst? Of heeft u ze door fraude gekregen? Dan schrijft de gemeente ze niet in en stuurt ze niet terug. De gemeente doet wel aangifte bij de politie.