Buitenlandse akte inschrijven

Heeft u een buitenlandse akte? Dit is een officieel bewijs van een geboorte, huwelijk, partnerschap of overlijden. U kunt uw buitenlandse akte inschrijven bij de gemeente Den Haag. U krijgt dan een Nederlandse akte.

Met een Nederlandse akte kunt u sommige zaken makkelijker regelen. Zoals het aanvragen van een afschrift of (internationaal) uittreksel.

Voor wie

Alle Nederlanders (en statushouders) met een buitenlandse akte kunnen een verzoek doen bij gemeente Den Haag. Ook Nederlanders die in het buitenland wonen. (Adoptie)ouders, (adoptie)kinderen, echtgenoten en geregistreerd partners, grootouders, kleinkinderen, broers en zussen kunnen ook een verzoek doen bij de gemeente.

Hoe werkt het

  • Soms moet u de akte eerst laten registreren in de Basisregistratie Personen (BRP) van uw woongemeente. U bent dat verplicht als u in Nederland woonde tijdens de geboorte of het huwelijk, partnerschap of overlijden in het buitenland.
  • Dien via het digitale formulier een verzoek in om uw akte te laten inschrijven. U kunt ook meer akten tegelijk inschrijven.
  • U krijgt een bevestigingsmail met een kenmerknummer (LTK-nummer).
  • Is uw verzoek compleet? Dan vraagt de gemeente u om de officiële documenten (geen kopieën) op te sturen.
  • Is uw verzoek niet compleet of stuurt u niet alle documenten op? Dan kan de gemeente uw verzoek niet behandelen.
  • Heeft de gemeente uw documenten goedgekeurd en ingeschreven? Dan laat de gemeente u dat weten.
  • U krijgt de originele documenten terug. De gemeente stuurt ze terug via aangetekende post. Voor de verzendkosten ontvangt u een rekening.

Zijn de documenten die u meestuurt vals, vervalst of heeft u ze via fraude gekregen? Dan schrijft de gemeente ze niet in en stuurt ze niet terug. Zij doet dan aangifte bij de politie.

Voorwaarden

  • De persoon over wie de akte gaat, moet Nederlander zijn (geweest). Of een Nederlandse asielstatus hebben.
  • Een bevoegde instantie (een organisatie die daar speciaal voor is) heeft de akte opgemaakt en aan u gegeven.
  • Sommige documenten moet u legaliseren (officieel laten maken). Kijk voor meer informatie op nederlandwereldwijd.nl.
  • De akte is in het Nederlands, Engels, Frans of Duits geschreven. Bij andere talen is een beëdigde vertaling nodig. De vertaling is gemaakt door iemand die officiële documenten mag vertalen. Gebruik voor een akte uit de Europese Unie (EU) een meertalig modelformulier. Vraag dit formulier aan bij de instantie van wie u de akte kreeg.

Nodig bij uw verzoek

  • De buitenlandse akte die u wilt laten inschrijven. Als dat nodig is gelegaliseerd en vertaald.
  • Een kopie van een Nederlandse identiteitskaart of een Nederlands paspoort, of een verklaring van Nederlanderschap, van de persoon over wie de akte gaat.
  • Bij een asielstatus: een kopie van een geldige Nederlandse verblijfsvergunning.
  • Een kopie van het paspoort of identiteitsbewijs van de persoon die het verzoek doet.

De documenten die u stuurt mogen ouder zijn dan 6 maanden.

Belangrijke informatie: Maak met de app KopieID op uw mobiele telefoon of tablet een veilige kopie van uw identiteitsbewijs. Lees meer op rijksoverheid.nl.

Extra documenten

In de volgende gevallen moet u extra documenten meesturen. Klik op de onderwerpen om te zien wat u nodig heeft:

    • Een afschrift van de buitenlandse huwelijks- of partnerschapsakte. Als de ouders gehuwd of geregistreerd partner waren op het moment van geboorte.
    • Een erkenningsakte of adoptiebeschikking. Of andere documenten die het ouderschap vaststellen.
    • Is uw naam gewijzigd? Alle documenten die over de naamswijziging gaan.

    • Een afschrift van de buitenlandse geboorteakte(n) van de gehuwden of geregistreerd partners.
    • Een kopie van het paspoort of identiteitskaart van beide partners.
    • Een verklaring niet-Nederlandse nationaliteit, als minimaal 1 van de partners niet de Nederlandse nationaliteit heeft. U hoeft de verklaring niet in te vullen als:

      • u de nationaliteit van een EU-land heeft
      • u een verblijfsvergunning voor onbepaalde tijd heeft
      • uw huwelijk of geregistreerd partnerschap langer dan 10 jaar geleden is gesloten of in de tussentijd is geëindigd.
    Verklaring niet Nederlandse nationaliteit (PDF, 158,5 kB)
    • Uw buitenlandse echtscheidingsdocumenten. Kies in het aanvraagformulier voor huwelijksakte.
    • Een afschrift van de geboorteakte van de overledene.
    • Een akte van huwelijken of partnerschappen die niet in de BRP staan.

    Verzoek doen

    U kunt uw verzoek alleen digitaal indienen.

    Verzoek doen

      Kosten

      Gratis

      Hoelang duurt het?

      Het verzoek kan 4 maanden duren. U kunt geen spoedverzoek doen.

      Goed om te weten

      • U krijgt geen Burgerservicenummer (BSN) als u uw akte omzet.
      • Wilt u uw omgezette akte bekijken? Vraag dan een afschrift aan bij de gemeente.
      • U kunt uw buitenlandse akte na inschrijving altijd opvragen. U doet dat in het land waar u de akte kreeg.

      Zie ook