Nu:
Coronavirus
Laatste update: 12:43 uur

Buitenlandse akte in een Nederlandse akte omzetten

Bent u in het buitenland geboren, getrouwd of een geregistreerd partnerschap aangegaan? Of is er iemand in het buitenland overleden? Dan kunt u de buitenlandse akte hiervan laten omzetten in een Nederlandse akte. Dit is niet verplicht.

U kunt bij gemeente Den Haag een verzoek indienen voor de omzetting van uw buitenlandse akte. Ook als u in het buitenland woont. Woont u in Nederland? Lever uw buitenlandse akte dan eerst in bij de gemeente waar u ingeschreven bent. De akte wordt dan in de Basisregistratie Personen (BRP) opgenomen. Daarna kunt u de akte om laten zetten in een Nederlandse akte bij de gemeente Den Haag.

Hoe werkt het?

  • Lees de voorwaarden goed door en verzamel de documenten die u nodig heeft. Doe pas een verzoek als u alles compleet heeft.
  • Via het digitale formulier kunt u een verzoek indienen voor de omzetting van 1 akte of meerdere akten tegelijk.
  • Als u het formulier heeft ingevuld en uw verzoek heeft ingediend, ontvangt u een bevestigingsmail met een kenmerknummer (LTK-nummer).
  • Uw verzoek wordt eerst digitaal beoordeeld. Is uw aanvraag niet compleet? Dan kan de gemeente uw aanvraag niet in behandeling nemen.
  • Is uw aanvraag compleet? Dan vraagt de gemeente u om de originele documenten op te sturen. Alle documenten worden onderzocht op echtheid.
  • Stuurt u niet alle documenten op? Dan kan de gemeente uw aanvraag niet in behandeling nemen.
  • Is de omzetting goedgekeurd en uw akte ingeschreven? Dan laat de gemeente u dat weten en krijgt u de originele documenten terug.
  • De gemeente rekent kosten voor het terugsturen van uw originele documenten via aangetekende post.

Voorwaarden

  • Degene over wie de akte gaat moet Nederlander zijn of zijn geweest of in het bezit zijn van een Nederlandse asielstatus.
  • De akte is door een bevoegde instantie opgemaakt en afgegeven. Dit mag geen Nederlandse ambassade of Nederlands consulaat zijn.
  • Soms heeft uw akte of document legalisatie nodig. Op de website nederlandwereldwijd.nl kunt u voor alle documenten nakijken welke legalisatie u nodig heeft. Ook leest er ook of uw document vertaald moet worden.
  • De akte is opgemaakt in het Nederlands, Engels, Frans of Duits. Is de akte opgemaakt in een andere taal? Dan is een beëdigde vertaling nodig. Voor een akte uit de Europese Unie (EU) kunt u een meertalig modelformulier gebruiken. Vraag een meertalig modelformulier meteen aan bij de instantie die ook de akte afgeeft.

Nodig bij uw verzoek

Geboorteakte

  • De geboorteakte.
  • Een bewijs dat degene over wie de akte gaat Nederlander is, of is geweest. Dit kan een kopie van een Nederlandse identiteitskaart of paspoort zijn, maar ook een verklaring van (ex-)Nederlanderschap.
  • Bij een asielstatus: een geldige Nederlandse verblijfsvergunning.
  • Een afschrift van de huwelijks- of partnerschapsakte van de ouders. Als dit een Nederlandse akte is, hoeft dit niet.
  • Als de ouders niet getrouwd of geregistreerd partners waren, maar u bent erkend: de erkenningsakte.
  • Bij adoptie en/of naamswijziging: alle documenten die hierover gaan.
  • Een kopie paspoort of identiteitsbewijs van de aanvrager.

Vergeet niet de voor- én achterzijde van uw documenten in te scannen.

Huwelijksakte of geregistreerd partnerschap

  • De huwelijksakte of akte van geregistreerd partnerschap.
  • Een bewijs dat degene over wie de akte gaat Nederlander is, of is geweest. Dit kan een kopie van een Nederlandse identiteitskaart of paspoort zijn, maar ook een verklaring van (ex-)Nederlanderschap.
  • Bij een asielstatus: een geldige Nederlandse verblijfsvergunning.
  • Een kopie paspoort of identiteitsbewijs van beide aanvragers.
  • Vul de Verklaring niet-Nederlandse nationaliteit in als tenminste 1 van beide partners niet de Nederlandse nationaliteit heeft:

    Verklaring niet-Nederlandse nationaliteit (PDF, 158 kB)
  • Bent u langer dan 10 jaar geleden getrouwd of een geregistreerd partnerschap aangegaan? Of is dit huwelijk/partnerschap inmiddels beëindigd? Dan hoeft u de verklaring niet in te vullen.

Vergeet niet de voor- én achterzijde van uw documenten in te scannen.

Buitenlandse echtscheidingsdocumenten

Is uw huwelijksakte al omgezet? En bent u in het buitenland gescheiden? Dan kunt u de echtscheiding op uw huwelijksakte laten vermelden. Dien hiervoor een verzoek in. Kies voor optie ‘huwelijk’ en scan uw buitenlandse echtscheidingsdocumenten mee.

Vergeet niet de voor- én achterzijde van uw documenten in te scannen.

Overlijdensakte

  • De overlijdensakte.
  • Een bewijs dat degene over wie de akte gaat Nederlander is, of is geweest. Dit kan een kopie van een Nederlandse identiteitskaart of paspoort zijn, maar ook een verklaring van (ex-)Nederlanderschap.
  • Bij een asielstatus: een geldige Nederlandse verblijfsvergunning.
  • Was de overledene getrouwd of was er sprake van geregistreerd partnerschap in het buitenland? En staat dit huwelijk of partnerschap niet geregistreerd in de Basisregistratie Personen (BRP)? Dan een bewijs van alle huwelijks- of partnerschapsakte(n).
  • Paspoort of identiteitsbewijs van de aanvrager.

Vergeet niet de voor- én achterzijde van uw documenten in te scannen.

    Verzoek indienen

    Een verzoek indienen kan alleen digitaal.

    Verzoek indienen

    Kosten

    De omzetting van uw akte(n) is gratis. U betaalt alleen de kosten van het aangetekend terugsturen van uw originele documenten. U ontvangt samen met de documenten ook een betalingsverzoek daarvoor.

    Hoe lang duurt het?

    Houdt u rekening met een lange wachttijd. Door grote drukte kan de wachttijd momenteel tot 4 maanden oplopen. Er is geen spoedaanvraag mogelijk.

    Goed om te weten

    • Het omzetten van uw akte is niet verplicht. Het is een service om het u makkelijk te maken als u in de toekomst een afschrift nodig heeft.
    • Woont u in het buitenland? Dan kunt u de aanvraag het beste zonder DigiD indienen.
    • U krijgt geen Burgerservicenummer (BSN) door uw akte om te laten zetten.
    • U krijgt geen Nederlandse nationaliteit door uw akte om te laten zetten.
    • Zijn de documenten die u aanlevert vals, vervalst of via fraude verkregen? Dan stuurt de gemeente ze niet terug. De akte wordt dan ook niet ingeschreven. De gemeente doet aangifte van valsheid in geschrifte.
    • Wilt u uw gegevens bekijken? Dat kan als degene over wie de akte gaat in een Nederlandse gemeente staat ingeschreven. Dan verwerkt die gemeente de gegevens namelijk in de Basisregistratie Personen (BRP). Deze gegevens zijn dan zichtbaar op mijn.overheid.nl en u kunt ze daar dus bekijken.
    • De voor de inschrijving aan te leveren (buitenlandse) documenten mogen ouder zijn dan 6 maanden.

    Zie ook

    Vermelding geslacht wijzigen (transgenders geboren in het buitenland)