Buitenlandse akte in een Nederlandse akte omzetten

Heeft u een buitenlandse akte? Bijvoorbeeld van een geboorte, huwelijk of overlijden? U kunt deze buitenlandse akten laten omzetten in een Nederlandse akte.

Het omzetten van de akte is niet verplicht. Als u later een afschrift nodig heeft, bijvoorbeeld om in het buitenland te trouwen of voor een notaris, dan is dit makkelijker als u een Nederlandse akte heeft.

U kunt bij gemeente Den Haag een verzoek doen voor de omzetting van uw buitenlandse akte. Ook als u in het buitenland woont. Woont u in Nederland? Lever uw buitenlandse akte dan eerst in bij de gemeente waar u ingeschreven bent. De akte wordt dan in de Basisregistratie Personen (BRP) opgenomen. Daarna kunt u de akte bij gemeente Den Haag laten omzetten in een Nederlandse akte.

Hoe werkt het?

  • Via het digitale formulier kunt u een verzoek indienen voor de omzetting van 1 akte of meer akten tegelijk.
  • Nadat u uw verzoek heeft opgestuurd, krijgt u een bevestigingsmail met een kenmerknummer (LTK-nummer).
  • Is uw verzoek compleet? Dan vraagt de gemeente u om de originele documenten op te sturen. De gemeente onderzoekt of alle documenten echt zijn.
  • Is uw verzoek niet compleet of stuurt u niet alle documenten op? Dan kan de gemeente uw verzoek niet behandelen.
  • Heeft de gemeente uw documenten goedgekeurd en omgezet in een Nederlandse akte? Dan laat de gemeente u dat weten. U krijgt de originele documenten terug.
  • Het terugsturen van uw originele documenten gaat via aangetekende post. Voor de verzendkosten ontvangt u een rekening.

Voorwaarden

  • De persoon over wie de akte gaat, moet Nederlander zijn of zijn geweest of een Nederlandse asielstatus hebben.
  • Een bevoegde instantie heeft de akte opgemaakt en afgegeven.
  • Sommige akten of documenten hebben legalisatie nodig. Op de website nederlandwereldwijd.nl kunt u dit nakijken.
  • De akte moet zijn opgemaakt in het Nederlands, Engels, Frans of Duits. Bij andere talen is een beëdigde vertaling in 1 van deze talen nodig.
    Voor een akte uit de Europese Unie (EU) kunt u een meertalig modelformulier gebruiken. Vraag dit formulier aan bij de instantie die de akte afgeeft.

Nodig bij uw verzoek

  • De buitenlandse akte die moet worden omgezet, wanneer nodig met legalisatie en beëdigde vertaling.

  • Een bewijs dat de persoon over wie de akte gaat Nederlander is of is geweest. Dit kan een kopie van een Nederlandse identiteitskaart of paspoort zijn, maar ook een verklaring van Nederlanderschap.

  • Bij een asielstatus: een kopie van geldige Nederlandse verblijfsvergunning.

  • Een kopie van het paspoort of identiteitsbewijs van degene die het verzoek doet.

Aanvullende documenten

Afhankelijk van uw verzoek zijn er aanvullende documenten nodig:

    • Waren de ouders gehuwd of geregistreerd partner op het moment van geboorte? Dan een afschrift van de huwelijksakte of partnerschapsakte. Als dit een Nederlandse akte is, hoeft dit niet.
    • Is er sprake van erkenning, adoptie of een andere manier van vaststelling van het ouderschap? Dan alle documenten die hierover gaan, bijvoorbeeld een erkenningsakte of adoptiebeschikking.
    • Is uw naam gewijzigd? Alle documenten die over de naamswijziging gaan.

    • Een afschrift van de geboorteakten van de gehuwden of geregistreerd partners. Als dit een Nederlandse akte is hoeft dit niet.
    • Een kopie van het paspoort of identiteitskaart van beide partners.

    Vul de verklaring niet-Nederlandse nationaliteit in als tenminste 1 van de partners niet de Nederlandse nationaliteit heeft.

    U hoeft de verklaring niet in te vullen als u burger van een EU-land bent of een verblijfsvergunning voor onbepaalde tijd hebt. Bent u langer dan 10 jaar getrouwd of geregistreerd partner? Of is dit huwelijk of geregistreerd partnerschap voorbij? Dan hoeft dit ook niet.

    Verklaring niet Nederlandse nationaliteit (PDF, 158,5 kB)
  • Is uw huwelijksakte al omgezet? En bent u in het buitenland gescheiden? Dan kunt u de echtscheiding op uw huwelijksakte laten vermelden. Dien hiervoor een verzoek in. Kies voor de optie 'huwelijksakte' en scan uw buitenlandse echtscheidingsdocumenten.
    • Een afschrift van de geboorteakte van de overledene. Als dit een Nederlandse akte is hoeft dit niet.
    • Was de overledene getrouwd of had deze een geregistreerd partnerschap in het buitenland? En staat dit niet in de Basisregistratie Personen (BRP)? Dan een bewijs van alle huwelijken of partnerschappen.

    Verzoek doen

    Een verzoek doen kan alleen digitaal.

    Verzoek doen

    • Woont u niet in Den Haag? Gebruik dan niet uw DigiD bij het indienen van het verzoek.
    • Hou bij het indienen van het verzoek uw Burgerservicenummer (BSN) bij de hand.
    • Scan zowel de voor- als achterkant van uw documenten.

      Kosten

      Gratis

      Hoelang duurt het?

      Het verzoek kan 4 maanden duren. U kunt geen spoedverzoek doen.

      Goed om te weten

      • U krijgt geen Burgerservicenummer (BSN) door uw akte om te zetten.
      • Zijn de documenten die u meestuurt vals, vervalst of heeft u ze via fraude verkregen? Dan schrijft de gemeente ze niet in en stuurt ze niet terug. De gemeente doet dan aangifte bij de politie.
      • Wilt u uw omgezette akte bekijken? U kunt dan een afschrift aanvragen bij de gemeente.
      • De voor de omzetting aan te leveren documenten mogen ouder zijn dan 6 maanden.
      • Wilt u meer akten omzetten? Geef dit dan op hetzelfde digitale formulier aan.

      Zie ook

      Vermelding geslacht wijzigen (transgenders geboren in het buitenland)