Digitale bestanden vervangen papier

Een deel van de gemeente Den Haag heeft van de gemeentearchivaris toestemming gekregen om papieren documenten te vervangen door digitale bestanden.

Alle documenten die binnenkomen worden gescand en digitaal afgehandeld.

De papieren documenten mogen pas na een bepaalde tijd in de papierversnipperaar worden gestopt. De gemeente Den Haag is 1 van de eerste overheidsinstanties in Nederland die toestemming heeft gekregen om een aantal papieren te vernietigen. De gemeentearchivaris heeft hiervoor een zogenaamde machtiging afgegeven.

Den Haag krijgt machtiging

Op donderdag 26 januari 2012 werd deze toestemming in het stadsdeelkantoor van de gemeente Den Haag aan de Leyweg, samen met wethouder Rabin Baldewsingh, gevierd.

Het kantoor van de gemeente Den Haag aan de Leyweg is een 'papierloos' kantoor. In dit pand zijn allerlei vormen van duurzaamheid toegepast.

Archiefwet

Op de overheidsarchieven, waar ook de archieven van de gemeente Den Haag onder vallen, is de archiefwet van 1995 van toepassing. Hierin is onder andere vastgelegd wat er bewaard moet blijven en vanaf wanneer bepaalde stukken voor andere toegankelijk zijn.