Aanvragen subsidies kleinschalige publieksevenementen

Evenementen zijn belangrijk voor ondernemers, bewoners en bezoekers van Den Haag. De gemeente geeft subsidie aan kleinschalige publieksevenementen, vooral voor de ondersteuning van de promotie van het evenement. Lees hoe u subsidie voor dit ‘promotiefonds’ aanvraagt.

Wat is het?

De gemeente Den Haag wil het evenementenaanbod vernieuwen en de verdere ontwikkeling en doorgroei van kleinschalige evenementen stimuleren. Daarom heeft de gemeente besloten om een deel van het budget voor de grootschalige publieksevenementen te reserveren en specifiek in te zetten voor een aantal evenementen dat vanwege de beperkte omvang niet in aanmerking komt voor de reguliere subsidie voor grootschalige publieksevenementen.

Wat zijn de mogelijkheden?

Per jaar is vanuit het budget voor grootschalige publieksevenementen maximaal € 100.000,- beschikbaar. Per initiatief kunt u maximaal € 10.000 subsidie aanvragen. Alleen plannen die voldoen aan de voorwaarden komen voor subsidie in aanmerking. Indien er meer aanvragen zijn dan het budget toe staat, worden enkel de beste aanvragen gehonoreerd. Dat wil zeggen de aanvragen die het beste voldoen aan de voorwaarden.

Wat zijn de voorwaarden?

Voor uw aanvraag uit dit subsidiebudget gelden de volgende voorwaarden:

• Initiatieven moeten aantoonbaar zorgen voor economische spin-off in de stad, bijvoorbeeld door te zorgen voor bestedingen bij de horeca of de detailhandel.
• Het moet gaan om een publieksevenement; een evenement dat in principe toegankelijk is voor alle inwoners en bezoekers van de stad.
• De gemeentelijke subsidie is een aanvullende subsidie voor de onrendabele top. De omvang van de subsidie bedraagt maximaal 30% van de begroting met een maximum van € 10.000.
• Initiatieven moeten hun oorsprong hebben in de stad. Haagse inwoners, ondernemers en/of instellingen staan aan de basis van het evenement. 
• Initiatieven moeten aantoonbare samenwerkingsverbanden aangaan met Den Haag Marketing, ondernemers en/of instellingen in de toeristische gebieden (Binnenstad, Scheveningen en Kijkduin). 
• Het moet gaan om initiatieven die niet alleen aantrekkelijks zijn voor de wijk, maar ook voor publiek daarbuiten.
• Initiatieven mogen geen andere bijdrage ontvangen door het besluit voor subsidie grootschalige publieksevenementen.

Voor wie is het?

Alleen rechtspersonen zoals bedrijven, stichtingen en verenigingen kunnen subsidie krijgen. De subsidie is niet bedoeld voor afzonderlijke personen (‘natuurlijke personen’).

Wat heb ik nodig?

Subsidieaanvraag die bestaat uit:

• Algemene gegevens evenement: naam evenement, datum/periode, locatie, verwachting van aantal bezoekers. 
• Aanvraaggegevens organisatie: naam organisatie, inschrijvingsnummer Kamer van Koophandel, BTW-nummer, naam contactpersoon, adres, telefoonnummer(s), email, eventuele website, bank- of gironummer en naamstelling hiervan. 
• Een projectplan waarin u minimaal in gaat op de inhoudelijke aspecten en de programmering van het evenement, de organisatie en samenwerkingsverbanden, de marketing en promotie en de te verwachten economische spin-off. 
• Een begroting van de inkomsten en uitgaven waarin de aangevraagde subsidie is opgenomen. Uiteraard zijn hierin ook alle overige inkomsten opgenomen.

Eventueel kunt u ook korte cv’s, recensies en foto’s meesturen. Zorgt u er wel voor dat dit aanvullende materiaal allemaal in 1 document is opgenomen.

Let op: Bij een eerste aanvraag moet u ook de volgende stukken meesturen (bij een aanvraag per e-mail kan dit apart per post verzonden worden): 

• Een kopie van de oprichtingsstatuten.
• Een kopie van de inschrijving bij de Kamer van Koophandel.
• Een kopie van een actueel rekeningafschrift of post van de bank, waarop te zien is op welke naam en adres de rekening staat. Bedragen mogen onleesbaar gemaakt zijn.

Hoe vraag ik het aan?

U kunt de gevraagde formulieren opsturen aan:

Aan: promotiefonds@denhaag.nl.

Of schriftelijk via:

Burgemeester en wethouders van Den Haag
Dienst Stedelijke Ontwikkeling, afdeling Economie.
Hoofd Economie
Postbus 12655
2500 DP Den Haag
Onder vermelding van: Subsidieaanvraag kleinschalige publieksevenementen.

NB: Wilt u een aanvraag op papier niet inbinden? Dit vanwege de noodzakelijke digitalisering en verdere verspreiding van de documenten ten behoeve van de beoordeling.

Hoe lang duurt het?

Als de termijn voor het indienen van een aanvraag voorbij is, neemt de gemeente binnen 4 weken een beslissing over uw aanvraag.

Wanneer subsidie aanvragen?

De beoordeling van de subsidie vindt op 3 momenten plaats (aanvragen voor 15 maart 2012, voor 15 juni 2012 en voor 15 oktober 2012). In de eerste ronde wordt maximaal 50% van het budget verdeeld, in de tweede ronde maximaal 30% en in de laatste ronde maximaal 20%. Blijft er na een aanvraagronde budget over? Dan neemt de gemeente dit mee naar de volgende beoordelingsronde binnen hetzelfde kalenderjaar.

Het moment van aanvragen is afhankelijk van wanneer het evenement plaatsvindt. Uw evenement kan komt alleen voor subsidie in aanmerking komen als het niet in de tussentijd al heeft plaatsgevonden en de beoordelingsperiode bedraagt maximaal 6 weken.

• Eerste ronde (aanvragen voor 15 maart): evenementen die plaatsvinden tussen 30 april en 1 augustus. 
• Tweede ronde (aanvragen voor 15 juni): evenementen die plaatsvinden tussen 1 augustus en 1 december. 
• Derde ronde (aanvragen voor 15 oktober): evenementen die plaatsvinden tussen 1 december april in het daarop volgende jaar.

Regelgeving

Er zijn regels voor het geven van deze subsidie en de verantwoording over deze subsidie. Deze regels vindt u in de Haagse kaderverordening subsidieverstrekking. Daarnaast is titel 4.2 van de Algemene wet Bestuursrecht (Stb. 1996, 33) van toepassing. In de uiteindelijke subsidiebeschikking wordt naar deze en andere regels verwezen.

De subsidie staat los van de vergunningverlening door de gemeente Den Haag. Hiervoor moet u de gangbare procedure doorlopen.