Financiële bijdrage grootschalige publieksevenementen aanvragen

De gemeente geeft onder bepaalde voorwaarden een financiële bijdrage aan organisatoren van grootschalige publieksevenementen die de stad economische kansen en voordelen bieden.

Belangrijke informatie: Voor 2023 is € 1.750.000 beschikbaar voor het steunen van grote publieksevenementen.

U kunt tot en met 31 augustus 2022 een aanvraag indienen voor een evenement dat plaatsvindt in maart 2023 tot en met februari 2024. Aanvragen die later binnenkomen, worden niet in behandeling genomen.

U krijgt per post of via e-mail antwoord op uw subsidieaanvraag. Vul hiervoor uw e-mailadres in bij de aanvraag.

Voorwaarden

Bij de beoordeling worden de aanvragen van grootschalige publieksevenementen getoetst op voorwaardelijke en inhoudelijke criteria.

Voorwaardelijke criteria

De voorwaardelijke toetsingscriteria beoordelen de professionaliteit van de organisatie, de deugdelijkheid van de begroting en de plaats van het evenement in de stad:

  • Transparante begroting: de begroting van het evenement moet transparant en kostenefficiënt zijn opgesteld. Het moet duidelijk zijn welke inkomsten en uitgaven het evenement met zich meebrengt.
  • Noodzaak financiële bijdrage: uit de begroting moet blijken dat er een financiële noodzaak voor een aanvraag is. De gevraagde bijdrage moet in redelijke verhouding staan tot de totale begroting.
  • Datum en tijdstip: het evenement moet duidelijk zijn afgestemd op andere evenementen.
  • Vergunning: het evenement moet passen in het vergunningenbeleid van de gemeente Den Haag, bijvoorbeeld voor de veiligheid en het voorkomen van overlast.

    Inhoudelijke criteria

    Om in aanmerking te komen voor een financiële bijdrage wordt het publieksevenement op de volgende punten inhoudelijk beoordeeld:

    • Direct economisch voordeel: het evenement leidt tot substantiële bestedingen bij Haagse ondernemers door bezoekers, bij voorkeur van buiten de Haagse regio. Hierbij wordt gelet op:

      • het aantal bezoekers: het evenement trekt veel bezoekers
      • de herkomst van bezoekers: het evenement richt zich aantoonbaar ook op bezoekers die buiten de regio wonen
      • het meerdaags verblijf: het evenement zet aan tot overnachtingen in de stad

    • Indirect economisch voordeel: het evenement draagt bij aan het (inter)nationale imago van Den Haag als aantrekkelijke stad. Hierbij wordt gelet op:

      • het toeristisch imago van Den Haag: het evenement draagt bij aan de profilering van Den Haag volgens het toeristisch DNA (de thema’s Vrede & Recht, Koninklijk en Stad aan Zee)
      • de doelgroepen: het evenement sluit bij aan het imago van Den Haag als een dynamische stad die creatief talent, young professionals en startups aanspreekt
      • het verwachte mediabereik van het evenement: het evenement heeft een groot bereik in (inter)nationale media
    • Samenwerking in de stad: het evenement werkt samen met Haagse ondernemers en instellingen in de stad. Denk hierbij ook aan clustering van evenementen en aanvullende (aan het evenement gerelateerde) activiteiten en arrangementen.

    • Duurzaamheid: het evenement draagt bij aan duurzaamheid en houdt rekening met de omgeving, ook met de gevolgen op langere termijn. Denk hierbij aan:

      • circulaire economie (bijvoorbeeld beperking van afval, afvalscheiding en gebruik van herbruikbare materialen)
      • vermindering CO2-uitstoot (bijvoorbeeld energiebesparing en duurzame energiebronnen)
      • verandering consumeergedrag (bijvoorbeeld waterbesparing, voeding, geen plastic/flyers/rietjes/ballonnen)
      • duurzame mobiliteit (bijvoorbeeld verkeer en vervoer)
    • Vernieuwing: het evenement is (inter)nationaal onderscheidend, kwalitatief vernieuwend of heeft vernieuwende onderdelen in vergelijking met voorgaande keren. Denk hierbij aan kwalitatieve vernieuwing van het inhoudelijk concept, doelgroep, mediacampagne.

    Nodig bij de aanvraag

    Stuur onderstaande documenten mee met het volledig ingevulde aanvraagformulier:

    • een projectplan waarin u vertelt wat de inhoud en het programma van het evenement zijn. En of het evenement voldoet aan de inhoudelijke criteria waarop de gemeente toetst.
    • een uitgewerkt marketing- en promotieplan
    • een uitgebreide specificatie van de begroting met daarin naast de gevraagde bijdrage ook alle andere inkomsten en uitgaven
    • optioneel: aanvullende achtergrondinformatie, bijvoorbeeld de evaluatie van het afgelopen jaar of sfeerbeelden van het evenement

    Vraagt u voor de 1e keer subsidie aan? Stuur dan ook de volgende stukken mee:

    • een kopie van de oprichtingsstatuten van uw organisatie
    • een kopie van de inschrijving bij de Kamer van Koophandel (KvK)
    • een kopie van een actueel rekeningafschrift of post van de bank, waarop te zien is op welke naam en adres de rekening staat. Bedragen mag u onleesbaar maken.

      Aanvragen

      U kunt een financiële bijdrage aanvragen met het aanvraagformulier financiële bijdrage Grootschalige Publieksevenementen 2023. Vraag dit formulier aan door een e-mail te sturen naar publieksevenementen@denhaag.nl.
      Vul het aanvraagformulier in en stuur het met de benodigde bijlagen onder vermelding van 'Aanvraag financiële bijdrage Grootschalige Publieksevenementen 2023' per e-mail naar subsidies@denhaag.nl.

      Hoelang duurt het?

      De gemeente streeft ernaar om uiterlijk in december 2022 een besluit te nemen over toekenning of afwijzing van alle ingediende aanvragen. U krijgt schriftelijk bericht of uw aanvraag voor een financiële bijdrage is toegekend of afgewezen.

      Centraal Evenementenbureau

      Heeft u vragen over het organiseren van een evenement? Het Centraal Evenementenbureau van de gemeente kan u helpen met alle praktische zaken.