Privacyverklaring participatie

De gemeente Den Haag gebruikt persoonsgegevens van mensen die meedoen aan (digitale) participatiemomenten. In deze privacyverklaring leest u wat dit betekent voor u en uw gegevens.  

Lees ook de Begin link: algemene privacyverklaring, einde link. van de gemeente. 

Waarom verzamelt de gemeente uw gegevens?

De gemeente gebruikt uw persoonsgegevens omdat u meedoet aan een (digitaal) participatiemoment. Dit mag volgens de privacywet (Begin externe link: AVG(Externe link), eind externe link.). De gemeente doet dit omdat het belangrijk is dat bewoners kunnen meedenken over plannen en regels. 

De gemeente gebruikt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• kijken of u woont in het gebied waar het project over gaat
• vaststellen of u bewoner, ondernemer of bezoeker bent
• controleren of u oud genoeg bent om mee te doen
• zorgen dat alle leeftijdsgroepen goed vertegenwoordigd zijn
• zorgen dat u kunt stemmen op plannen of ideeën
• reacties kunnen plaatsen
• misbruik voorkomen, zoals meerdere stemmen vanaf hetzelfde apparaat of e-mailadres
• bewoners, bezoekers en ondernemers betrekken bij wat er speelt in Den Haag
• begrijpen hoe mensen wonen in een bepaald gebied

Welke wet geldt hiervoor?

• Begin externe link: Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), artikel 6, lid 1, sub e.(Externe link), eind externe link. 
• Begin externe link: Inspraak- en participatieverordening en handboek participatie (RIS319848), maart 2025.(Externe link), eind externe link.

Welke persoonsgegevens gebruikt de gemeente?

De gemeente gebruikt verschillende persoonsgegevens. Welke gegevens dat zijn, hangt af van het project. De gemeente gebruikt altijd alleen de gegevens die echt nodig zijn. 

Wat voor gegevens vraagt de gemeente?

Identificatiegegevens:

• voornaam en achternaam
• e-mailadres (bij registratie of inloggen)
• inloggegevens

Locatiegegevens:

• stadsdeel, wijk of postcode (om te controleren of u in het juiste gebied woont)

Rol:

• bewoner, ondernemer of bezoeker

Leeftijd:

• soms nodig om te controleren of u mag meedoen bij een leeftijdsgrens
• kan helpen om te zien of alle leeftijdsgroepen meedoen

Technische gegevens:

• IP-adres (om te voorkomen dat iemand meerdere keren stemt vanaf hetzelfde apparaat of e-mailadres). Deze gegevens worden tijdelijk bewaard

Voorbeelden

• bij een project voor een bepaalde wijk, vraagt de gemeente alleen uw postcode of wijk
• als alleen bewoners mogen stemmen, wordt ook uw rol (bewoner, ondernemer of bezoeker) bewaard
• als er een leeftijdsgrens is, wordt uw leeftijd gevraagd
• als stemmen of controle nodig is, wordt tijdelijk het IP-adres bewaard
• als u openbaar reageert, moet u inloggen en is uw naam te zien bij uw reactie

Hoelang bewaart de gemeente uw persoonsgegevens?

De gemeente bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan 1 jaar.

Per soort gegevens

• gegevens over stadsdeel, wijk en rol (bewoner, ondernemer of bezoeker) worden gebruikt voor statistiek en onderzoek
• identificatiegegevens (zoals e-mailadres en inloggegevens) worden bewaard zolang het project loopt en uiterlijk 1 jaar daarna verwijderd
• IP-adressen worden tijdelijk bewaard tijdens een stemfase, daarna verwijderd
• reacties en stemmen worden bewaard zolang het project loopt (maximaal 1 jaar). Daarna worden ze anoniem gemaakt en alleen nog gebruikt voor verslagen en beoordeling

Hiervoor gebruikt de gemeente de regels van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG). Daarin staat: 

• hoe lang de gemeente gegevens mag bewaren
• wanneer de gemeente gegevens moet weggooien
• welke informatie de gemeente moet bewaren (archiveren)

Met wie deelt de gemeente uw gegevens?

Soms gebruiken anderen de persoonsgegevens. Bijvoorbeeld de leverancier van het participatieplatform OpenStad. Ook kunnen vragenlijsten worden uitgestuurd of geanalyseerd door externe partijen. De gemeente sluit dan een verwerkingsovereenkomst met deze partij om uw gegevens te beschermen. 

Wat zijn uw rechten?

Volgens de privacywet (AVG) heeft u een aantal rechten. U mag bijvoorbeeld vragen:

• welke gegevens de gemeente van u heeft
• of uw gegevens aangepast of verwijderd kunnen worden

De gemeente beoordeelt uw verzoek. Soms kan het niet. Dan krijgt u uitleg waarom. 

In de Begin link: algemene privacyverklaring, einde link. leest u welke rechten u heeft en hoe u die kunt gebruiken. 

Maakt de gemeente gebruik van een algoritme en/of automatische besluitvorming?

Uw gegevens worden niet verwerkt door een algoritme of via een vorm van automatische besluitvorming.

Hoe beschermt de gemeente uw gegevens?

De gemeente doet er alles aan om uw gegevens veilig te houden. Mensen die geen recht hebben op uw gegevens, mogen die niet: 

• bekijken
• veranderen
• openbaar maken

Om dit te voorkomen, neemt de gemeente verschillende maatregelen: 

• gegevens worden versleuteld (onleesbaar gemaakt voor anderen)
• alleen medewerkers die dat mogen, krijgen toegang tot computersystemen
• deze medewerkers hebben soms ook een geheimhoudingsplicht
• documenten en e-mails krijgen een beveiligingsniveau, zodat duidelijk is hoe goed ze beschermd moeten worden

Deze maatregelen horen bij de regels van de overheid voor informatiebeveiliging. Dit zijn de Begin externe link: Baseline Informatiebeveiliging Overheid(Externe link), eind externe link..