Privacyverklaring Social media

De gemeente Den Haag verwerkt persoonsgegevens van burgers. In deze privacyverklaring leest u wat dit voor u en uw gegevens betekent. Voor de algemene privacyverklaring van de gemeente Den Haag kunt u op Begin link: de pagina Algemene privacyverklaring, einde link. terecht. Om uw gegevens te mogen verwerken houdt de gemeente zich aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Begin externe link: AVG(Externe link), eind externe link.).

Waarom verzamelt de gemeente deze gegevens?

De gemeente Den Haag biedt haar dienstverlening onder andere online aan door middel van social media. Inwoners kunnen via social media worden geïnformeerd over gemeentelijke beleidsdoelstellingen, producten en diensten. Zij kunnen vragen stellen aan de gemeente of hun mening geven over de gemeente. Hierbij verwerkt de gemeente persoonsgegevens.

De gemeente maakt hierbij gebruik van webcare en monitoring om te weten te komen hoe inwoners van de gemeente zich voelen. De gemeente past aan de hand van deze kennis eventueel haar beleidsdoeleinden aan. De grondslag voor deze verwerking is art. 6 lid 1 sub e AVG. Het informeren van burgers en het aanbieden van dienstverlening, waaronder via digitale middelen het beantwoorden van vragen, is namelijk een publieke taak van de gemeente. Bij social media advertenties kan de gemeente gebruik maken van (re)targeting om zoveel mogelijk inwoners informatie te geven over gemeentelijke beleidsdoelstellingen, producten en diensten.

1. Webcare

Om deze diensten/activiteiten aan te bieden, verwerkt de gemeente uw persoonsgegevens. De gegevens gebruikt de gemeente voor het beantwoorden van vragen van inwoners die via social media binnenkomen en voor het afhandelen van meldingen van burgers (‘webcare’). Dit wordt gedaan door middel van:

• het behandelen van meldingen van burgers op social media gericht aan de gemeente Den Haag.
• Signalering: volgen van discussies over de gemeente en/of onderwerpen die te maken hebben met de gemeente.
• (Realtime) signalering: wat is de actuele berichtgeving over de onderwerpen die met de gemeente te maken hebben.
• het tijdens crises ondersteunen en signaleren van gevoelens en behoefte aan informatie.

2. Monitoring

De gemeente houdt openbare berichten op social media in de gaten om te zien wat er speelt in de stad. Dit helpt de gemeente om inwoners beter te informeren en om de dienstverlening te verbeteren. De gemeente kijkt alleen naar berichten die openbaar zijn geplaatst. Besloten berichten en privé-berichten worden niet geïndexeerd.

Monitoring gebeurt met behulp van een analyseplatform. Hiermee worden openbare berichten verzameld op basis van zoekwoorden die te maken hebben met gemeentelijke onderwerpen, zoals verkeer, veiligheid of voorzieningen. Voorbeelden van zoekopdrachten zijn combinaties van woorden zoals ‘parkeren’ en ‘Laak’ of ‘Vogelwijk’. Op basis van deze informatie maakt de gemeente 2 soorten producten:

• Handmatige rapporten: een analyse van trends en gevoelens rond een bepaald onderwerp. Deze rapporten bevatten geen namen van individuele personen en worden gedeeld met afdelingen binnen de gemeente die verantwoordelijk zijn voor het onderwerp.
• Automatische overzichten: een dagelijks overzicht van berichten over een bepaald onderwerp, dat automatisch per e-mail wordt verzonden naar de ambtenaren die met dit onderwerp te maken hebben. In deze overzichten kunnen namen zichtbaar zijn in de bron, maar deze worden niet gebruikt voor analyse.

De gegevens die verwerkt worden zijn beperkt tot wat nodig is, zoals de inhoud van het bericht. De informatie wordt alleen binnen de gemeente gedeeld en niet gebruikt voor commerciële doeleinden.

Welke persoonsgegevens verwerkt de gemeente

De gemeente verwerkt de volgende gegevens:

• Accountnaam/Gebruikersnaam
• Contactgegevens
• Sociale media profielen
• Inhoud (social media) bericht
• Beeldmateriaal (foto/video)

Het is mogelijk dat er in bepaalde gevallen sprake is van de verwerking van bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens. Dit hangt af van uw persoonlijke situatie. Binnen het proces worden deze gegevens niet actief opgevraagd, en het is ook niet de bedoeling of het doel om dit soort informatie op te slaan. Voorbeelden van dit soort persoonsgegevens zijn:

• Gegevens over strafrechtelijke veroordelingen of strafbare feiten
• Burgerservicenummer (BSN)
• Financiële informatie, zoals schulden, inkomen of fiscale gegevens
• Medische gegevens, bijvoorbeeld vanwege WMO-aanvragen

Hoe lang bewaart de gemeente uw persoonsgegevens?

Persoonsgegevens van burgers worden niet langer bewaard dan 90 dagen. Na het verlopen van deze periode worden de persoonsgegevens vernietigd.

Met wie deelt de gemeente uw gegevens?

De gemeente maakt voor social media webcare en monitoring gebruik van de diensten van het analyseplatform Coosto. Deze partij verzamelt openbare data maar gebruikt deze niet voor eigen doelen. Met partijen die namens de gemeente persoonsgegevens verwerken, wordt een verwerkersovereenkomst gesloten. Zo zorgt de gemeente dat uw gegevens veilig en vertrouwd worden verwerkt. Met Coosto is een verwerkersovereenkomst afgesloten.

De partijen die hieronder staan zijn zelfstandige verwerkingsverantwoordelijken, omdat zij zelf het doel en de middelen van de verwerkingen op hun platformen Begin externe link: bepalen(Externe link), eind externe link..

• Facebook
• Instagram
• LinkedIn
• X (Twitter)

Wat zijn uw rechten?

Als uw gegevens worden verwerkt heeft u volgens de AVG een aantal rechten. Als u aangeeft hier gebruik van te willen maken, moet de gemeente dat toestaan, of aangeven waarom dit niet kan. Denk bijvoorbeeld aan het recht om te bekijken welke gegevens van u worden verwerkt. Op Begin link: de pagina Algemene privacyverklaring, einde link. wordt uitgelegd welke rechten u heeft en hoe u hier gebruik van kunt maken. 

Voor de gedragsregels verwijst de gemeente u naar de Begin link: gebruiksvoorwaarden., einde link.

Wat doet de gemeente om uw gegevens te beschermen?

De gemeente probeert te voorkomen dat iemand die daar geen recht op heeft:

• toegang tot uw gegevens krijgt.
• uw gegevens kan veranderen.
• uw gegevens openbaar kan maken.

Dit doet de gemeente door bijvoorbeeld:

• persoonsgegevens te versleutelen.
• de toegang tot computersystemen te controleren.
• De toegang tot computersystemen alleen te geven aan personen die hiermee mogen werken en/of een geheimhoudingsplicht hebben.
• documenten en e-mails te classificeren (aangeven hoe streng ze beschermd moeten worden) en te beveiligen.

Deze maatregelen vallen onder de Begin externe link: Baseline Informatiebeveiliging Overheid(Externe link), eind externe link. (BIO) waaraan de gemeente moet voldoen.