Privacyverklaring (Klant) Tevredenheidsonderzoek
De gemeente verwerkt persoonsgegevens van (klant) tevredenheidsonderzoeken (KTO’s). In deze privacyverklaring leest u wat dit voor u en uw gegevens betekent. U kunt ook de Begin link: algemene privacyverklaring, einde link. van de gemeente Den Haag lezen.
Waarom verzamelt de gemeente deze gegevens?
Om uw gegevens te mogen verwerken houdt de gemeente zich aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Begin externe link: AVG(Externe link), eind externe link.).
Uw gegevens worden verzameld om de dienstverlening aan de Hagenaren te verbeteren.
De gemeente Den Haag doet regelmatig onderzoek naar de tevredenheid over het contact met de gemeente, zoals bij ondersteuning van werkzoekenden en de dienstverlening in publiekslocaties met als doel procesverbetering. Voor het uitvoeren van klanttevredenheidsonderzoeken stelt de gemeente zowel gesloten als open vragen.
Klanttevredenheidsonderzoeken worden standaard uitgevoerd door middel van statistisch onderzoek (art. 89 AVG). Dit betekent dat de uitkomsten van het onderzoek geen persoonlijk herleidbare (persoons)gegevens bevat. In sommige gevallen wordt een verenigbare toets uitgevoerd (art 6 lid 4 AVG). De verwerking van de gegevens is dan getoetst op overeenstemming met de geldende regelgeving en noodzakelijkheid. Daarnaast voert de gemeente aanvullende kwalitatieve klanttevredenheidsonderzoeken uit. Dit kunnen fysieke gesprekken zijn waarin diverse vragen worden gesteld. Bij het uitvoeren van dit type klanttevredenheidsonderzoeken wordt toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG) gevraagd.
Welke persoonsgegevens verwerkt de gemeente?
Wij verwerken een aantal persoonsgegevens. De persoonsgegevens die wij verwerken, hebben wij direct van u ontvangen. Per klanttevredenheidsonderzoek kunnen verschillende persoonsgegevens verwerkt worden. Deze persoonsgegevens worden in elk geval verwerkt:
- voor- en achternaam (als u niet anoniem wilt blijven)
- e-mailadres
- telefoonnummer (bij een meting via SMS)
- geslacht
- leeftijdscategorie
- relatienummer
- woonplaats
U kunt aangeven anoniem mee te willen doen aan het klanttevredenheidsonderzoek. Op dat moment worden alleen uw contactgegevens verwerkt om de uitnodiging van het onderzoek op te kunnen sturen.
Hoe lang bewaart de gemeente uw persoonsgegevens?
Persoonsgegevens van de (klant) tevredenheidsonderzoeken worden na 90 dagen vernietigd. Bij bepaalde onderzoeken met leeftijdscategorieën worden de persoonsgegevens 15 maanden bewaard.
Met wie deelt de gemeente uw gegevens?
Het is soms nodig dat uw gegevens worden gedeeld met anderen. Dit kan een partij zijn die voor de gemeente persoonsgegevens verwerkt, in dit geval gaat het om Expoints. Deze partij bewaard uw gegevens 90 dagen. Met partijen die namens de gemeente persoonsgegevens verwerken, wordt een verwerkersovereenkomst gesloten. Zo zorgt de gemeente dat uw gegevens veilig en vertrouwd worden verwerkt.
Wat zijn uw rechten?
Als uw gegevens worden verwerkt heeft u volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: AVG) een aantal rechten. Als u aangeeft hier gebruik van te willen maken, moet de gemeente dat toestaan, of aangeven waarom dit niet kan. Denk bijvoorbeeld aan het recht om te bekijken welke gegevens van u worden verwerkt. Op de pagina Begin link: Privacyverklaringen, einde link. wordt uitgelegd welke rechten u heeft en hoe u hier gebruik van kunt maken.
Maakt de gemeente gebruik van een algoritme en/of automatische besluitvorming?
Uw gegevens worden niet verwerkt door een algoritme of via een vorm van automatische besluitvorming.
Wat doet de gemeente om uw gegevens te beschermen?
De gemeente probeert te voorkomen dat iemand die daar geen recht op heeft:
- toegang tot uw gegevens krijgt
- uw gegevens kan veranderen
- uw gegevens openbaar kan maken
Dit doet de gemeente door bijvoorbeeld te werken met applicaties en systemen die ISO gecertificeerd zijn. En door:
- persoonsgegevens te versleutelen
- de toegang tot computersystemen te controleren
- de toegang tot computersystemen alleen te geven aan personen die dit mogen en/of een geheimhoudingsplicht hebben
- documenten en e-mails te classificeren (aangeven hoe streng ze beschermd moeten worden) en te beveiligen
Deze maatregelen vallen onder de Begin externe link: Baseline Informatiebeveiliging Overheid(Externe link), eind externe link. (BIO) waaraan de gemeente moet voldoen.