Den Haag - Financiële bijdrage grootschalige publieksevenementen aanvragen

Financiële bijdrage grootschalige publieksevenementen aanvragen

De gemeente Den Haag geeft onder bepaalde voorwaarden een financiële bijdrage aan organisatoren van grootschalige publieksevenementen met economische spin-off voor de stad.

U kunt tot en met 31 augustus 2018 een aanvraag indienen voor evenementen die plaatsvinden in 2019. Aanvragen die later binnenkomen, worden niet in behandeling genomen.

Voorwaarden

Bij de beoordeling worden de aanvragen van grootschalige publieksevenementen getoetst op voorwaardelijke criteria en inhoudelijke criteria. De economische waarde van de publieksevenementen is doorslaggevend.

Voorwaardelijke criteria

De voorwaardelijke toetsingscriteria beoordelen de professionaliteit van de organisatie, de deugdelijkheid van de begroting en de plaats van het evenement in de stad:

  • Transparante begroting: de begroting van het evenement moet transparant en kostenefficiënt zijn opgesteld. Het moet duidelijk zijn welke inkomsten en uitgaven het evenement met zich meebrengt.
  • Noodzaak financiële bijdrage: uit de begroting moet blijken dat er een financiële noodzaak voor een aanvraag is. De gevraagde bijdrage moet in redelijke verhouding staan tot de totale begroting.
  • Datum en tijdstip: het evenement moet duidelijk zijn afgestemd op andere evenementen.
  • Vergunning: het evenement moet passen in het vergunningenbeleid van de gemeente Den Haag, bijvoorbeeld voor de veiligheid en het voorkomen van overlast.

Inhoudelijke criteria

Om in aanmerking te komen voor een financiële bijdrage wordt het publieksevenement op de volgende punten inhoudelijk beoordeeld:

  • Directe economische spin-off: publieksevenementen leiden tot substantiële bestedingen bij Haagse ondernemers door bezoekers, bij voorkeur van buiten de Haagse regio. Hierbij wordt gelet op:

    • het aantal bezoekers: het evenement trekt veel bezoekers
    • de herkomst van bezoekers: het evenement richt zich aantoonbaar ook op bezoekers die buiten de regio wonen
    • het meerdaags verblijf: het evenement zet aan tot overnachtingen in de stad
  • Indirecte economische spin-off: publieksevenementen dragen bij aan het (inter)nationale imago van Den Haag als aantrekkelijke stad. Hierbij wordt gelet op:

    • het toeristisch imago van Den Haag: het evenement draagt bij aan de profilering van Den Haag volgens het toeristisch DNA (de thema’s Vrede & Recht, Koninklijk en Stad aan Zee)
    • de doelgroepen: het evenement sluit bij aan het imago van Den Haag als een dynamische stad die creatief talent, young professionals en startups aanspreekt
    • het verwachte mediabereik van het evenement: het evenement heeft een groot bereik in (inter)nationale media
  • Samenwerking in de stad: het evenement werkt samen met ondernemers en instellingen in de stad. Denk hierbij ook aan clustering van evenementen en aanvullende (aan het evenement gerelateerde) activiteiten en arrangementen.
  • Duurzaamheid: het evenement draagt bij aan duurzaamheid en houdt rekening met de omgeving, ook met de gevolgen op langere termijn. Denk hierbij aan:

    • circulaire economie (bijvoorbeeld beperking van afval, afvalscheiding en gebruik van herbruikbare materialen)
    • vermindering CO2-uitstoot (bijvoorbeeld energiebesparing en duurzame energiebronnen)
    • verandering consumeergedrag (bijvoorbeeld waterbesparing, voeding, geen plastic/flyers/rietjes/ballonnen)
    • duurzame mobiliteit (bijvoorbeeld verkeer en vervoer)
  • Vernieuwing: het evenement is vernieuwend of heeft vernieuwende onderdelen in vergelijking met voorgaande keren. Denk hierbij aan vernieuwing van het inhoudelijk concept, doelgroep, mediacampagne.

Nodig bij de aanvraag

Stuur onderstaande documenten mee met het volledig ingevulde aanvraagformulier:

  • een projectplan waarin u ingaat op de inhoudelijke aspecten en de programmering van het evenement, in hoeverre het evenement aansluit bij de criteria die de gemeente heeft geformuleerd: de te verwachten directe en indirecte economische spin-off, de bijdrage aan duurzaamheid, de mate van vernieuwing en de organisatie en samenwerkingsverbanden
  • een uitgewerkt marketing- en promotieplan
  • een uitgebreide specificatie van de begroting met daarin naast de gevraagde bijdrage ook alle andere inkomsten en uitgaven
  • optioneel: aanvullende achtergrondinformatie, bijvoorbeeld de evaluatie van het afgelopen jaar of sfeerbeelden van het evenement

Vraagt u voor de 1e keer subsidie aan? Stuur dan ook de volgende stukken mee:

  • een kopie van de oprichtingsstatuten
  • een kopie van de inschrijving bij de Kamer van Koophandel
  • een kopie van een actueel rekeningafschrift of post van de bank, waarop te zien is op welke naam en adres de rekening staat. Bedragen mogen onleesbaar worden gemaakt.

    Aanvragen

    • U kunt een financiële bijdrage aanvragen met het aanvraagformulier financiële bijdrage Grootschalige Publieksevenementen 2019. Vraag dit formulier aan door een e-mail te sturen naar publieksevenementen@denhaag.nl.
    • Vul dit aanvraagformulier in en stuur het met de benodigde bijlagen onder vermelding van 'Aanvraag financiële bijdrage Grootschalige Publieksevenementen 2019' per e-mail naar subsidies@denhaag.nl of per post naar:

    Burgemeester en wethouders
    Centraal Subsidiebureau
    Postbus 16106
    2500 BC Den Haag

    Hoe lang duurt het?

    Het college van burgemeester en wethouders neemt jaarlijks uiterlijk in december een besluit over toekenning of afwijzing van alle ingediende aanvragen. U krijgt schriftelijk bericht of uw aanvraag voor een financiële bijdrage is toegekend of afgewezen.

    Centraal Evenementenbureau

    Wilt u een groot evenement organiseren in Den Haag? Het Centraal Evenementenbureau van de gemeente kan u helpen met alle praktische zaken.