Klachtenprocedure aanbestedingen Den Haag

Bij de inkoop en aanbesteding van werken, producten en diensten volgt de gemeente Den Haag de landelijke en Europese regelgeving. Transparantie is daarbij belangrijk. Doet u zaken met de gemeente en bent u van mening dat een aanbesteding niet volgens de regels is verlopen, dan kunt u hierover een klacht indienen. In de klachtenprocedure aanbestedingen leest u hoe uw klacht wordt behandeld.

Lees hieronder de Klachtenprocedure aanbestedingen Den Haag:

(in werking getreden op 31 maart 2016)

Artikel 1: Begripsomschrijvingen

In deze procedure wordt verstaan onder:

  • Klacht: melding per e-mail van een Ondernemer (die belang heeft bij de lopende aanbestedingsprocedure) aan de gemeente, waarin de Ondernemer gemotiveerd aangeeft op welke punten hij het niet eens is met deze aanbestedingsprocedure of een onderdeel daarvan.
  • Klachtencommissie: de Klachtencommissie die de Klacht behandelt bestaande uit een Voorzitter en Behandelaars.
  • Klachtenmeldpunt: het elektronische meldpunt waar een Klacht per e-mail kan worden ingediend.
  • Ondernemer:

    • een (potentiële) inschrijver of (potentiële) gegadigde;
    • een onderaannemer van een (potentiële) inschrijver of (potentiële) gegadigde;
    • een brancheorganisatie of branche gerelateerd adviescentrum van ondernemers;
  • Voorzitter: de voorzitter van de Klachtencommissie Aanbesteden, zijnde het hoofd van de afdeling Juridische Zaken van de gemeente Den Haag of zijn plaatsvervanger.
  • Behandelaar: de door de Voorzitter aangewezen onafhankelijke inkoopadviseur of aanbestedingsjurist die Klachten inhoudelijk onderzoekt en daarover rapporteert.
  • Inkoopadviseur: de medewerker die de aanbestedingsprocedure begeleidt vanuit de afdeling Inkoop van de desbetreffende dienst.
  • Verantwoordelijk ambtenaar: de medewerker van de vakafdeling die de opdracht tot de aanbestedingsprocedure waarop de Klacht betrekking heeft, heeft geïnitieerd.

Artikel 2: Reikwijdte procedure

Deze procedure is beperkt tot Klachten die:
a. zien op een concrete overheidsopdracht afkomstig van de gemeente Den Haag; en
b. betrekking hebben op aspecten van lopende aanbestedingsprocedures die binnen de werking van de aanbestedingsregelgeving vallen.

Dit kunnen Europese aanbestedingsprocedures, nationale openbare of niet-openbare aanbestedingsprocedures en meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedures zijn. De procedure ziet niet op klachten over het aanbestedingsbeleid van de gemeente.

Artikel 3: Klachtenmeldpunt Aanbesteden

  1. Er is een 'Klachtenmeldpunt Aanbesteden'.
  2. Klachten die zijn gemeld bij het Klachtenmeldpunt worden behandeld door de Klachtencommissie.

Artikel 4: Het indienen van een Klacht

  1. Een Klacht wordt ingediend per e-mail via klachtenmeldpuntaanbestedingen@denhaag.nl.
  2. De indiening van een Klacht vindt plaats via het door de Voorzitter vastgestelde format.
  3. De Klacht bevat in ieder geval:
    a. een gemotiveerde beschrijving van de Klacht
    b. een suggestie voor inhoudelijke tegemoetkoming aan de Klacht
    c. naam en adres van de Ondernemer

Artikel 5: Behandeling van de Klacht

  1. De Voorzitter wijst per Klacht 2 Behandelaars aan. Gezamenlijk vormen zij de Klachtencommissie. De Voorzitter wijst geen behandelaars aan die direct betrokken zijn of zijn geweest bij de aanbestedingsprocedure waar de Klacht op ziet.
  2. De Klachtencommissie bevestigt de ontvangst van de Klacht zo spoedig mogelijk per e-mail.
  3. De Klachtencommissie onderzoekt zo spoedig mogelijk of de Klacht inhoudelijk kan worden behandeld (ontvankelijkheid).
  4. Een Klacht wordt slechts inhoudelijk behandeld indien:
    a. is voldaan aan de vereisten genoemd in de artikelen 2 en 4. Bij gebreken op grond van artikel 4, eerste, tweede en derde lid krijgt de Ondernemer een redelijke termijn om het gebrek te herstellen.
    b. voorafgaand aan het indienen van de Klacht over hetzelfde aspect een vraag, opmerking of verzoek is ingediend in de vragenronden. Dit geldt niet voor Klachten over handelingen en documenten die zijn gedateerd na de laatste nota van inlichtingen.
  5. De Ondernemer kan aangeven dat behandeling van de Klacht alleen zinvol is voor de datum van Inschrijving van de aanbesteding. Indien de Ondernemer dit heeft aangegeven en er naar oordeel van de Klachtencommissie onvoldoende tijd is voor een goede behandeling van de klacht, neemt zij de Klacht niet in behandeling. De Ondernemer wordt dan gewezen op zijn andere rechtsbeschermingsmogelijkheden.
  6. Indien de Klacht naar het oordeel van de Klachtencommissie niet inhoudelijk behandeld kan worden, melden zij dit per e-mail gemotiveerd aan de betreffende Ondernemer. Daarbij wordt gemeld dat de Ondernemer kan aangeven of hij wil dat de klachtenprocedure van titel 9.1 van de Algemene wet bestuursrecht wordt toegepast.
  7. Indien de Klacht ontvankelijk is, stelt de Klachtencommissie een onderzoek naar de Klacht in. De Klachtencommissie verzoekt de Verantwoordelijk ambtenaar en Inkoopadviseur om alle aanbestedingsdocumenten zo spoedig mogelijk toe te sturen alsmede om een schriftelijke reactie op de ingediende Klacht. Indien deze reactie niet binnen 3 werkdagen kan worden verstrekt, wordt daarvan gemotiveerd mededeling gedaan aan de Klachtencommissie. Indien nodig betrekken zij aanvullende informatie van de Ondernemer of bij de aanbestedingsprocedure betrokken gemeentelijke medewerkers. Er vindt geen hoorzitting plaats waarbij partijen worden gehoord.
  8. Het indienen van een Klacht schort de lopende aanbestedingsprocedure niet op.
  9. Het indienen van een Klacht over de gunningsbeslissing schort de rechtsbeschermingstermijn niet op.
  10. De Klachtencommissie stuurt haar advies naar de Ondernemer, de Verantwoordelijk ambtenaar en de Inkoopadviseur en geeft daarbij een advies over de gegrondheid van de Klacht en over eventueel te treffen corrigerende of preventieve maatregelen. Dit advies is niet bindend.
  11. De Verantwoordelijk ambtenaar beslist of hij advies van de Klachtencommissie opvolgt. Hij deelt dit zowel de Klachtencommissie als de Ondernemer zo spoedig mogelijk mede. Andere ondernemers die meedingen in de aanbestedingsprocedure worden gelijktijdig geïnformeerd indien de Klacht geheel of gedeeltelijk gegrond wordt verklaard en er maatregelen worden getroffen die voor hen of hun inschrijving gevolgen kunnen hebben.

Artikel 6: Inschakeling externe Commissie van Aanbestedingsexperts en Kort Geding

  1. De Klachtencommissie kan beslissen dat de Klacht, voordat daarop wordt beslist, voor bemiddeling of advies wordt voorgelegd aan de externe Commissie van Aanbestedingsexperts.
    Meer informatie: Klachtenafhandeling bij aanbesteden .
  2. Als een Ondernemer het niet eens is met de beslissing op zijn Klacht of als er niet binnen een redelijke termijn een beslissing op zijn Klacht is gegeven, kan hij zijn Klacht voorleggen aan de in het voorgaande lid bedoelde commissie.
  3. Indien de Ondernemer over het onderwerp van zijn Klacht een kort geding aanhangig maakt bij de Rechtbank, wordt de behandeling van de Klacht gestaakt.

Artikel 7: Citeertitel en inwerkingtreding

  1. Deze regeling wordt aangehaald als: Klachtenprocedure Aanbestedingen Den Haag 2016.
  2. Deze regeling treedt in werking op 31 maart 2016.

Dit besluit wordt gepubliceerd in het Gemeenteblad van week 12 van 2016. Deze vindt u (inclusief toelichting), met ingang van 31 maart 2016, terug onder Overige bestuurlijke stukken, risnummer 293260 op www.denhaag.nl.

Zie ook

Gepubliceerd: 14 april 2016Laatste wijziging: 21 maart 2018