Handelingsperspectief evenementen tijdens coronacrisis

Het handelingsperspectief voor evenementen is veranderd. Bij annulering door corona gaat de gemeente soepel om met prestatieafspraken die zijn gemaakt met organisatoren van evenementen. Het gaat dan om evenementen die vanuit de regeling Grootschalige Publieksevenementen of het Promotiefonds Kleinschalige Publieksevenementen een bijdrage hebben ontvangen.

In 2020 kregen organisatoren op basis van het handelingsperspectief de gemaakte kosten vergoed als een evenement niet kon doorgaan. Dit tot een maximum van de totale toegekende bijdrage. Inmiddels is de situatie rondom het coronavirus met de bijbehorende regels niet meer nieuw. Daarom is het handelingsperspectief voor evenementen aangepast (RIS-nummer 307979).

Het handelingsperspectief is gebaseerd op enkele algemene uitgangspunten en een specifiek afwegingskader.

Algemene uitgangspunten

  • De afspraken die zijn gemaakt in de verleningsbeschikking of de sponsorovereenkomst zijn leidend.
  • De gemeente levert per evenement maatwerk: de organisator toont aan wat zijn 'verlies' is en de gemeente bepaalt wat in redelijkheid wordt vergoed.
  • Gemaakte kosten die niet kunnen worden verantwoord komen niet in aanmerking voor vergoeding zonder expliciet collegebesluit.
  • De gemaakte kosten komen tot maximaal 50% van de toegekende bijdrage voor vergoeding in aanmerking.
  • Compensatie van inkomstenderving is in beginsel niet mogelijk. De inkomstenderving in zowel de evenementensector als alle andere sectoren waarmee de gemeente een relatie onderhoudt, is van te grote omvang.
  • De gemeente maakt bij alle maatwerkafspraken een voorbehoud van verrekening met compensatie die de organisator mogelijk vanuit het Rijk of op een andere manier ontvangt of heeft kunnen ontvangen.
  • Maatwerkvoorstellen worden afgestemd met de afdelingen Cultuur en Sport van de dienst OCW of andere beleidsterreinen als er een overlap in werkterrein is.
  • Als de organisator in staat is het evenement op een alternatieve manier, bijvoorbeeld (gedeeltelijk) digitaal te organiseren, staat de gemeente daar positief tegenover. Er worden dan nieuwe afspraken met de organisatie gemaakt en vastgelegd. Deze afspraken moeten passen binnen de coronamaatregelen.
  • Omdat regionaal is afgesproken dat geannuleerde evenementen in principe niet kunnen doorschuiven binnen hetzelfde kalenderjaar, is de insteek van de gemeente om evenementen zoveel mogelijk door te schuiven naar 2022. Zo zijn er in de 2e helft van 2021 niet teveel evenementen. Dit heeft te maken met de beschikbaarheid en bereikbaarheid van de locatie en de omgeving. En met de beperkte capaciteit van de hulpdiensten.
  • Er worden in principe geen evenementen doorgeschoven naar een 'onlogische' datum. Er zijn bijvoorbeeld evenementen rond vieringen en feestdagen op een vaste datum of evenementen die altijd plaatsvinden in een bepaalde periode.
  • Als een dergelijk evenement toch wil doorschuiven, wordt het evenement gezien als een nieuw, aangepast evenement. Er komen nieuwe afspraken over de hoogte van de bijdrage en er wordt voorafgaand getoetst op de haalbaarheid voor wat betreft de vergunningverlening.
  • Het subsidiĆ«ren van opgesplitste evenementen in het geval van eerst een digitale variant op de oorspronkelijke datum en daarna een fysieke variant later in het jaar is niet mogelijk. Bij doorschuiven wordt voorafgaand getoetst op de haalbaarheid voor wat betreft de vergunningverlening.

Specifiek afwegingskader

  • Is er een annuleringsverzekering? En is hier een beroep op gedaan? Wat heeft de verzekeraar uitgekeerd of gaat hij nog uitkeren?
  • Welke niet terug te vorderen kosten zijn gemaakt toen duidelijk werd dat de coronacrisis een streep door het evenement zou zetten en welke daarna? De eerstgenoemde kosten komen in beginsel voor vergoeding (niet-terugvordering of betaling) in aanmerking.
  • Zijn er investeringen gedaan of worden die nog gedaan en zijn die bij latere edities (her)bruikbaar?
  • Kon de organisator bepaalde inkomsten (inclusief eventuele compensatie vanuit het Rijk) behouden?
  • Hoe actief was de organisator in het bedenken van alternatieven en beperking van schade?
  • Is een verplaatsing (naar 2022) mogelijk? En brengt dat extra kosten met zich mee?
  • Hoe groot is de financiĆ«le schade die de organisator heeft opgelopen?
  • Kan de organisator aan zijn betalingsverplichtingen voldoen en worden hierbij de algemene reserves aangesproken?
  • Van welke noodmaatregelen vanuit het Rijk is gebruik gemaakt?
  • Wat is het gemeentelijke belang bij het evenement?
  • Wat is het gemeentelijke belang bij het overeind houden van de organisator?

Contact

Bij vragen en voor aanvullende informatie kunnen organisatoren van evenementen, die een subsidie of sponsorbijdrage hebben ontvangen vanuit de regeling Grootschalige Publieksevenementen of het Promotiefonds Kleinschalige Publieksevenementen, contact opnemen. Dit kan met Gabry van der Let, accountmanager evenementen van de gemeente, afdeling Economie. E-mailadres: gabry.vanderlet@denhaag.nl.

Gepubliceerd: 29 april 2020Laatste wijziging: 4 maart 2021