Wij willen uw archief: Gemeentearchief zoekt Haagse archieven

Het Haags Gemeentearchief (HGA) is op zoek naar Haagse archieven. Het HGA verzamelt archieven, losse documenten, foto’s, films en geluidsopnames die het verleden van de stad vastleggen. Zo hebben toekomstige onderzoekers zo veel mogelijk informatie over de stad in vroegere tijden. Kijk of het HGA uw archief wil hebben!

Naar welk materiaal wordt gezocht?

Den Haag is een bijzondere stad: vanouds een hofstad en regeringsstad, met nationale en internationale functies. Tegelijk is Den Haag ook een stad van remigranten en andere 'nieuwe Hagenaars', waardoor de stad een belangrijk multicultureel karakter heeft. De gemeente streeft ernaar om met de verzameling van archieven juist van deze zaken die de stad 'kleuren' en haar bijzonder maken, een goed en evenwichtig beeld te geven. Het HGA zoekt archieven die iets laten zien over:

  • kunst en cultuur, zoals toneel, (pop)muziek, cabaret
  • migratie, belangenorganisaties en culturele verenigingen voor specifieke bevolkingsgroepen, migrantengeschiedenis
  • Internationale stad van Vrede en Recht en internationale betrekkingen, zoals consulair leven, expats, internationale clubs en scholen

    Daarnaast neemt het HGA graag archieven op waarvan nog geen of nauwelijks archiefmateriaal is, zoals archieven van winkelbedrijven en fabrieken die een stempel op de stad hebben gedrukt. Ook archieven van politieke organisaties en actiegroepen zijn welkom.

    Mocht u een archief hebben waarvan u zich afvraagt of het misschien in de collectie van het HGA zou passen, neem dan contact op met het HGA.

    Wat voor soort materiaal wordt er bewaard?

    Het materiaal dat het HGA bewaart moet een duidelijke relatie hebben met Den Haag. Bij kerken, bedrijven en scholen is die relatie vaak makkelijk vast te stellen. Voor verenigingen en stichtingen is dat soms minder duidelijk. Een voetbalvereniging is duidelijk aan de stad gebonden, maar een vereniging van middenstanders kan wel eens heel algemeen of landelijk zijn en alleen vestiging hebben in Den Haag. Voor verenigingen en stichtingen geldt dan ook: het werkingsgebied moet Haags zijn en niet landelijk.

    Voor persoonlijke archieven geldt dat de persoon een belangrijke rol moet hebben gespeeld in het Haags sociaal, cultureel, politiek of maatschappelijk leven. Het feit alleen dat een familie of een persoon lange
    tijd in Den Haag heeft gewoond is op zich geen reden om tot acquisitie van het archief over te gaan. Een uitzondering geldt hier voor bijzonder foto- of filmmateriaal, dat de stad en het stadsleven laat zien.

    Authenticiteit

    We verzamelen uitsluitend originele documenten. Kopieën of afschriften worden in principe niet geacquireerd. Alleen als die als geheel toch weer een unieke verzameling vormen, aan bovenstaande criteria voldoen en acquisitie van de originele stukken niet mogelijk is.

    Alleen 2-dimensionaal

    Het HGA verwerft en beheert alleen 2-dimensionale documenten (zoals papieren, perkamenten, audiovisuele en machinaal leesbare informatiedragers, negatieven en dia’s). Soms zijn dit ook digitale bestanden. Het HGA beheert géén 3-dimensionale objecten (zoals schilderijen en andere museale voorwerpen).

    Soms worden archieven toch niet opgenomen

    Wanneer een archief zeer onvolledig is, of wanneer er geen samenhang tussen de stukken te ontdekken is, kan het zijn dat het archief niet wordt opgenomen. Ook wanneer de materiële staat van de stukken slecht is, kan dat een reden zijn het materiaal te weigeren. Nader overleg over een bijdrage in de kosten is dan mogelijk.

    Openbaarheid van archieven

    Het HGA is een openbare archiefbewaarplaats. Archieven worden opgenomen zijn daardoor in principe openbaar en komen voor dienstverlening aan het publiek ter beschikking. Dat betekent niet dat per definitie het gehele archief voor iedereen toegankelijk hoeft te zijn. Soms is het nodig om delen ervan voor korte of langere tijd van de status 'beperkt openbaar' te voorzien. Volledig gesloten archieven worden niet verworven.

    Herkomst

    Archieven van dubieuze herkomst worden niet verworven. En bij familiearchieven zal er een (aantoonbaar) eigendom moeten blijken, aangezien er aanspraken van derden op kunnen rusten.

    Selectie

    Wij nemen uw archief graag in onze collectie op , maar meestal omvat het meer dan het HGA voor de eeuwigheid wil bewaren. Daarom moet u selectief zijn. U kunt daarbij het volgende lijstje als leidraad nemen.

      Wel bewaren:

      • jaarverslagen
      • notulen van bestuursvergaderingen en ledenvergaderingen met bijlagen
      • statuten en stukken over de inrichting en taken van de organisatie
      • ledenlijsten, leerlingenlijsten
      • egodocumenten (dagboeken, brieven, notities)
      • jaarrekeningen
      • begrotingen
      • beschrijvingen van werkzaamheden en resultaten
      • beleidsnota's
      • mededelingenbladen
      • eigen publicaties
      • foto- en filmmateriaal

      Niet bewaren:

      • concepten en dubbele stukken
      • correspondentie (behalve van persoons- en familiearchieven)
      • financiële hulpadministratie zoals maandstaten, bankafschriften en kasboeken

      Opmerkingen:

      • Zakelijke correspondentie staat meestal in de notulen, voor bijzondere correspondentie kan een uitzondering worden gemaakt.
      • Leden- en leerlingenlijsten zijn onderworpen aan wettelijke beperkingen van openbaarheid.
      • Kasboeken kunnen soms bijzondere historische informatie geven en worden dan bewaard.

      Ordenen en beschrijven

      Archief moet altijd geordend en beschreven worden aangeleverd. Dat betekent dat er een (eenvoudige) lijst moet komen van de stukken. De stukken moeten bij elkaar in een omslag zijn opgeborgen, omdat ze bij elkaar horen. De omslag wordt genummerd en op de lijst wordt bijgehouden wat er in elk omslag zit. Bijvoorbeeld: 'Nummer 1, de notulen van bestuursvergaderingen, 2003-2006, 1 omslag' of 'Nummer 2, verslag over de activiteiten in het kader van het 10-jarig bestaan, 2005, 1 katern'.

      Deze lijst is een voorlopige lijst. Het HGA maakt later aanpassingen, mogelijk ook in de volgorde, en plaatst deze op de juiste wijze in het archiefbeheerssysteem. De lijst wordt vervolgens op het internet geplaatst en kan gebruikt worden voor het aanvragen van stukken in de studiezaal, of het aanvragen van (gratis) scans van de archiefstukken, via het internet.

      Verder

      Wij ontvangen ook graag een kort overzicht van de (ontstaans-)geschiedenis van de organisatie of instelling
      en wie bij voorbeeld daar een grote rol in heeft gespeeld. Dat is belangrijke contextinformatie voor mensen die het archief bij ons willen komen inzien.

      Tot slot moet het archiefmateriaal op de juiste manier worden verpakt. U krijgt hierover ook instructie van een medewerker van het HGA en wij kunnen u helpen bij het verkrijgen van het juiste verpakkingsmateriaal
      (omslagen en archiefdozen). In sommige gevallen kunnen wij u een dagdeel assisteren bij de opzet en aanvang van het werk.

      Contactinformatie

      Voor verdere vragen kunt u contact opnemen met:
      Frans van Rooijen, coördinator archieven
      tel: 06-52 67 2060
      e-mail: frans.vanrooijen@denhaag.nl



      Gepubliceerd: 7 februari 2018Laatste wijziging: 13 februari 2018