Handelingsperspectief evenementen tijdens coronacrisis

Vanwege de coronacrisis heeft de gemeente besloten soepel om te gaan met prestatieafspraken die zijn gemaakt met organisatoren van evenementen die een subsidie of sponsorbijdrage hebben ontvangen vanuit de regeling Grootschalige Publieksevenementen of het Promotiefonds Kleinschalige Publieksevenementen.

In lijn met het algemene handelingsperspectief van de gemeente dat eerder door het college is vastgesteld, is een handelingsperspectief opgesteld om evenementenorganisatoren in de stad tegemoet te komen tijdens de coronacrisis. Aan de hand van algemene uitgangspunten en een specifiek afwegingskader wordt bekeken welke maatwerkoplossing kan worden geboden aan ieder individueel evenement.

Algemene uitgangspunten

  • De afspraken die zijn gemaakt in de verleningsbeschikking of de sponsorovereenkomst zijn leidend.
  • De gemeente levert per evenement maatwerk: de organisator toont aan wat zijn 'verlies' is en de gemeente bepaalt wat in redelijkheid wordt vergoed.
  • Gemaakte kosten die niet kunnen worden verantwoord komen niet in aanmerking voor vergoeding zonder expliciet collegebesluit daartoe.
  • Compensatie van inkomstenderving is in beginsel niet mogelijk. De inkomstenderving in zowel de evenementensector als alle andere sectoren waarmee de gemeente een relatie onderhoudt, is van een dusdanige omvang dat de gemeente hiervoor niet de middelen heeft.
  • Maatwerk kan nooit betekenen dat de gemeente méér betaalt dan is overeengekomen/toegezegd bij subsidiebesluit en in de sponsorovereenkomst.
  • De gemeente maakt bij alle maatwerkafspraken een voorbehoud van verrekening met compensatie die de organisator mogelijk van het Rijk of anderszins ontvangt of heeft kunnen ontvangen;
  • Maatwerkvoorstellen worden afgestemd met de afdelingen Cultuur en Sport van de dienst OCW of overige beleidsterreinen als er een overlap in werkterrein is.
  • Als de organisator in staat is het evenement op een alternatieve manier (bij voorbeeld digitaal) te organiseren, staat de gemeente daar welwillend tegenover. Er worden dan passend binnen de context van de coronamaatregelen nadere afspraken met de organisatie gemaakt en vastgelegd.
  • Verplaatsing van het evenement naar een andere datum is mogelijk maar in de raadsmededeling van vrijdag 3 april (RIS305073) is gemeld dat het de insteek van de gemeente is om evenementen dan zoveel mogelijk door te schuiven naar 2021, zodat er de laatste maanden van 2020 geen opeenhoping van evenementen plaatsvindt. Dit mede gelet op de beperkte capaciteit van de hulpdiensten. Dit neemt overigens niet weg dat het in sommige gevallen op grond van specifieke omstandigheden wel wenselijk en mogelijk kan worden geacht aan een verplaatsing naar later in het jaar mee te werken.

Specifiek afwegingskader

  • Is er een annuleringsverzekering? En is hier een beroep op gedaan? Wat heeft de verzekeraar uitgekeerd/gaat hij nog uitkeren?
  • Welke niet terug te vorderen kosten zijn gemaakt vóór 23 maart (het moment dat duidelijk werd dat de coronacrisis een streep door het evenement zou zetten) en welke daarna? De eerstgenoemde kosten komen in beginsel voor vergoeding (niet-terugvordering of betaling) in aanmerking.
  • Zijn er investeringen gedaan of worden die nog gedaan en zijn die bij latere edities (her)bruikbaar?
  • Heeft de organisator bepaalde inkomsten (inclusief eventuele compensatie vanuit het Rijk) kunnen behouden?
  • Hoe actief is de organisator geweest in het bedenken van alternatieven en beperking van schade?
  • Is een verplaatsing (naar 2021) mogelijk? En brengt dat meerkosten met zich mee?
  • Wat is de omvang van de financiële schade die de organisator heeft opgelopen?
  • Kan de organisator aan zijn betalingsverplichtingen voldoen en worden hierbij de algemene reserves aangesproken?
  • Van welke noodmaatregelen vanuit het Rijk is gebruik gemaakt?
  • Wat is het gemeentelijke belang bij het evenement?
  • Wat is het gemeentelijke belang bij het overeind houden van de organisator?

Contact

De accountmanager evenementen van de afdeling Economie, Gabry van der Let, neemt contact op met alle organisatoren die een subsidie of sponsorbijdrage hebben ontvangen vanuit de regeling Grootschalige Publieksevenementen of het Promotiefonds Kleinschalige Publieksevenementen.
Voor vragen en aanvullende informatie kunnen organisatoren van evenementen ook zelf contact opnemen via gabry.vanderlet@denhaag.nl of 06 - 46 40 78 01.

Gepubliceerd: 29 april 2020Laatste wijziging: 1 mei 2020