Buitenlandse akte(n) in een Nederlandse akte omzetten

U kunt een buitenlandse geboorte-, huwelijks-, partnerschaps- of overlijdensakte inschrijven in de registers van de burgerlijke stand van de gemeente Den Haag. Dit is niet verplicht, maar kan handig zijn als u later een afschrift, (internationaal) uittreksel of trouwboekje nodig heeft. Het inschrijven kan alleen digitaal. Dit is 1 van de landelijke taken die de gemeente Den Haag uitvoert voor de rijksoverheid.

Voor de inschrijving van een buitenlandse akte geldt een aantal voorwaarden en moet u bepaalde documenten aanleveren. De voor de inschrijving aan te leveren (buitenlandse) documenten mogen ouder zijn dan 6 maanden.

Voorwaarden

  • Degene over wie de akte gaat, moet Nederlander zijn (geweest) of een Nederlandse verblijfsvergunning voor (on)bepaalde tijd (verblijfsdocument III of IV) hebben.
  • De buitenlandse akte moet volgens de plaatselijke voorschriften door een bevoegde instantie zijn opgemaakt en afgegeven. Dit mag geen Nederlandse ambassade of consulaat zijn.
  • Voor bepaalde buitenlandse documenten, waaronder akten, is een legalisatie nodig. Op nederlandwereldwijd.nl (van de rijksoverheid) leest u welke legalisatieregels voor uw document(en) van toepassing zijn.
  • Akten moeten opgemaakt zijn in het Nederlands, Engels, Frans of Duits. Bij andere talen is een beëdigde vertaling in 1 van deze talen nodig.
  • Uw ingeschreven akte is niet zichtbaar op 'www.mijn.overheid.nl'.
  • Als degene over wie de akte gaat in een Nederlandse gemeente staat ingeschreven, verwerkt die gemeente de gegevens in de basisregistratie personen (BRP). Deze gegevens zijn dan zichtbaar op 'mijn overheid'.
  • Door inschrijving van een akte verkrijgt u geen burgerservicenummer (BSN) en/of de Nederlandse nationaliteit.

Nodig bij aanvraag

Naast deze voorwaarden is een aantal documenten nodig om een buitenlandse akte in te schrijven:

  • Een afschrift van de buitenlandse akte, indien nodig met legalisatie en beëdigde vertaling;
  • Een bewijs van (ex-)Nederlanderschap van degene(n) over wie de akte gaat. Dit is (een kopie van) een Nederlandse identiteitskaart voor- en achterkant, Nederlands paspoort, een verklaring van (ex-) Nederlanderschap of een Nederlandse verblijfsvergunning voor (on)bepaalde tijd (verblijfsdocument III of IV) voor- en achterkant;
  • Een kopie van het paspoort of identiteitsbewijs voor- en achterkant van de aanvrager.

Aanvullende documenten

Afhankelijk van de in te schrijven buitenlandse akte zijn er extra aanvullende documenten nodig:

Voor een geboorteakte

  • Als de ouders getrouwd of geregistreerd partners waren ten tijde van de geboorte: een afschrift van de huwelijksakte of partnerschapsakte. Wanneer de ouders in Nederland zijn gehuwd of een partnerschap zijn aangegaan of de huwelijksakte/akte van geregistreerd partnerschap is ingeschreven in de registers van de burgerlijke stand van Den Haag, hoeft u deze akte niet aan te leveren.
  • Als de ouders niet getrouwd of geregistreerd partners waren ten tijde van de geboorte: een erkenningsakte.
  • Bij adoptie (ook in het buitenland), naamswijziging of erkenning: alle relevante documenten over de adoptie, naamswijziging of erkenning. Controleer of de aanvullende documenten legalisatie en/of een beëdigde vertaling nodig hebben.

Voor een huwelijksakte of partnerschapsakte

  • Een afschrift van de geboorteakte van de gehuwden of geregistreerd partners. Deze hoeft niet te worden ingeleverd voor de partner die in Nederland is geboren of van wie de akte is ingeschreven in de registers van de burgerlijke stand van Den Haag.
  • Een kopie van het paspoort of identiteitskaart voor- en achterkant van beide partners.
Heeft 1 van de partners niet de Nederlandse nationaliteit, is deze geen gemeenschapsonderdaan, heeft deze geen verblijfsvergunning regulier of asiel voor onbepaalde tijd? Dan moet u het formulier verklaring niet-Nederlandse nationaliteit invullen. De verklaring is niet vereist als het huwelijk of geregistreerd partnerschap 10 jaar of langer geleden is gesloten of inmiddels is beëindigd.
Verklaring niet Nederlandse nationaliteit (PDF, 158 kB)

Voor een overlijdensakte

  • Een afschrift van de geboorteakte van de overledene.
  • Afschriften van huwelijksakte(n) of geregistreerd partnerschapsakte(n) van eventuele eerdere huwelijken. Wanneer de overledene in Nederland was geboren, gehuwd of een partnerschap was aangegaan of 1 van deze akten is ingeschreven in de registers van de burgerlijke stand van Den Haag, hoeft u deze akte(n) niet aan te leveren. Dit geldt ook als deze gegevens zijn opgenomen in de Basisregistratie personen (BRP).

Legalisaties

Documenten uit bepaalde landen moeten een legalisatie of apostille hebben.

Vertalingen

Kijk voor de eisen aan de taal waarin de documenten zijn opgesteld bij vertalingen van buitenlandse documenten.

Verzoek indienen (alleen digitaal)

Voldoet u aan de voorwaarden en heeft u de vereiste documenten? Doe dan een verzoek tot inschrijven van uw buitenlandse akte. Dit kan alleen digitaal. U kunt niet met documenten langskomen aan de balie om die te laten omzetten. Als u een Burgerservicenummer (BSN) heeft, houdt dit dan bij de hand.

Verzoek tot inschrijving indienen

  • Wilt u meerdere akten inschrijven? Geef dit dan op hetzelfde formulier aan.
  • Upload de vereiste documenten.
  • Nadat u het formulier verstuurd heeft, ontvangt u een e-mailbericht met een registratienummer (LTK- nummer). Bewaar dit nummer voor de verdere correspondentie.
  • Is uw verzoek niet compleet, dan neemt de gemeente uw aanvraag niet in behandeling. U ontvangt hiervan bericht.
  • Is uw verzoek compleet, dan vraagt de gemeente u om de originele documenten. Deze originele documenten ontvangt u zo spoedig mogelijk terug. Alle documenten worden beoordeeld en op echtheid onderzocht. Als uit de controle blijkt dat de documenten vals of vervalst zijn of dat u ze via fraude heeft verkregen, krijgt u ze niet terug.
  • Zodra de akte is ingeschreven, ontvangt u hiervan een kennisgeving per e-mail.

Kosten

De inschrijving van een buitenlandse akte is gratis. De gemeente brengt wel kosten in rekening voor het aangetekend retour zenden van de originele documenten.

Hoe lang duurt het?

De gemeente streeft ernaar uw digitale verzoek binnen 10 werkdagen in behandeling te nemen. Wegens grote drukte duurt het op dit moment helaas langer. U krijgt per e-mail bericht als uw verzoek in behandeling wordt genomen.

Vanaf het moment dat de gemeente uw originele documenten ontvangen en goedgekeurd heeft, duurt het uiterlijk 6 weken voordat uw akte(n) is/zijn ingeschreven.

Vragen

Heeft u nog vragen? Stuur deze dan per e-mail naar: lt@denhaag.nl.